Faire correspondre les lieux et les événements mémorables que vous souhaitez créer est le défi numéro un. Accueillir votre événement professionnel dans un lieu atypique nécessite une réflexion minimale sur le contenu et les objectifs de l’événement, et une anticipation rigoureuse de tous les détails qui conduiront à l’événement parfait.
Le premier critères : capacité d’accueil, budget et durée
C’est presque évident, mais votre budget dicte l’éventail des possibilités pour l’ingéniosité et les caractéristiques insolites du lieu que vous souhaitez louer. Plus votre budget pour les événements est important, plus l’offre d’espace de location sera disponible. La capacité d’accueil doit également être prise en compte dès le départ. Si vous recherchez un lieu à volume élevé avec un budget limité, ou si vous souhaitez réserver un lieu en quelques jours, planifiez votre recherche des mois à l’avance. Ensuite, les possibilités ont tendance à être plus limitées. Attention, mais faites aussi correspondre le nombre de convives et la surface : un lieu très grand mais vide le jour J peut avoir un impact négatif sur l’image.
Les valeurs et le contexte de votre entreprise
Quelles valeurs animent mon entreprise ?Quelles valeurs ai-je envie de mettre en avant à travers cet événement ? Quel est mon parcours professionnel (croissance globale, stabilité, lancement de nouvelles offres, levée de fonds, etc.) ? Posez-vous beaucoup de questions en amont pour assurer une cohérence dans l’image que vous souhaitez donner à votre événement et, plus généralement, à votre entreprise. Réservant un lieu non principalement événement, un lieu original et différent est un élément différenciant, traduisant une certaine audace, ouverture et sens en optimisant le lieu non dédié à l’événementiel. Les événements professionnels, qu’ils soient internes ou externes, ont souvent pour but d’impressionner et de faire vivre une expérience unique en rupture avec le cadre habituel et formel. Dans cette logique, le lieu reste le facteur déterminant pour créer des surprises. un moyen de transmettre brièvement des informations.
Type d’événement et invités
Votre événement est-il interne ou externe ? Gala client, lancement de produit, fête d’entreprise, séminaire, party de Noël ? Chaque type de réception a ses propres codes et exigences. Certains événements planifiés peuvent nécessiter plus de soutien logistique. Il est donc important de choisir votre emplacement en fonction du type d’événement, de la section restauration ou encore du décor et de l’ambiance que vous prévoyez sur place. Par exemple, un cocktail nécessite très peu de chaises. Oui, réunions et repas. Certains lieux ne peuvent pas accueillir de régies techniques ou de gros luminaires…
Visites sur place, hébergement, matériel et logistique
N’oubliez pas la possibilité d’accès à la place, au parking et au logement. Si vos invités viennent de loin et doivent se rendre directement dans une gare ou un hôtel, il faut s’assurer que le lieu choisi répond à ces critères. Gardez donc un œil sur les places de parking à proximité, ou assurez-vous de réserver des solutions alternatives, des hôtels et des cabanes si l’événement dure plusieurs jours. Veuillez également faire attention à tout le matériel fourni dans la salle de location et vérifier les temps de montage et de démontage. Obtenez des conseils sur la logistique nécessaire sur place en fonction de votre événement.
Coordination et supervision sur site
Enfin, demandez au coordinateur du lieu le jour J, serez-vous seul ? Qui est chargé de nettoyer cet endroit ? À quel point cet endroit est-il sûr ? Par exemple, une coordonnatrice sera sur place systématiquement du début à la fin pour vous aider à l’installation, recevoir les invités, encadrer les différents prestataires et gérer la salle. Il connaît bien les lieux et sait gérer les urgences dans des lieux atypiques. Un service qui vous permet de profiter de la paix et d’assurer un événement réussi.
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